Para manajer wajib memiliki kemampuan untuk mendelegasikan pekerjaan. Delegasi sendiri merupakan kemampuan vital yang mungkin bagi sebagian orang sulit untuk diimplementasi.
Bukan hanya memberikanmu lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas yang memiliki dampak tinggi, tapi delegasi juga memberikan kesempatan kepada anggota timmu untuk terlibat dalam proyek-proyek menarik.
Tapi, bagi manajer baru, terkadang sulit menentukan apa yang harus didelegasikan dan bagaimana caranya. Delegasi adalah keterampilan kepemimpinan yang bisa kamu kembangkan seiring waktu.
Dalam artikel ini, kami akan memandu kamu melalui 5 tips untuk membantumu menjadi delegator yang lebih baik.
Mengapa Kemampuan Mendelegasikan Pekerjaan itu Penting?
Delegasi itu memberikan tugas dan inisiatif kepada anggota tim yang lain, baik untuk membagi tanggung jawab atau pun karena pekerjaannya dirasa lebih cocok bagi anggota tim tersebut..
Kemampuan untuk delegasi yang efektif membuat kamu menjadi manajer yang lebih baik. Kemampuan tersebut tidak hanya membantu menyelesaikan pekerjaan yang penting jadi lebih efektif, tetapi juga melibatkan anggota tim dalam proyek-proyek menarik, serta memperkuat keterampilan mereka.
Delegasi penting karena meningkatkan produktivitas pribadi dan menunjukkan kepercayaan pada tim. Dengan delegasi yang baik, kamu bisa lebih sukses bersama sebagai tim.
Delegasi yang berhasil mencegah kelelahan dan beban kerja berlebihan. Sebagai manajer, kamu bertanggung jawab untuk melihat gambaran besar dan menugaskan tugas sesuai dengan keterampilan tim.
Paham kapan memberi tanggung jawab ke anggota tim lain itu jadi kunci buat jadi pemimpin yang efektif. Hal tersebut memberikan peluang pengembangan bagi tim dan membantu memantau kemajuan menuju rencana pengembangan profesional.
Tantangan Mendelegasikan Pekerjaan Sebagai Manajer Baru
Meskipun delegasi punya banyak manfaat, banyak orang yang kesulitan mendelegasikan tugas dengan berbagai alasan. Tantangan umumnya meliputi takut kehilangan kendali atau wewenang, kurangnya kepercayaan atau keyakinan, dan rasa bersalah atau tanggung jawab.
Orang bisa khawatir kalau dengan mendelegasikan, mereka akan kehilangan kekuasaan, pengaruh, atau status, atau bahwa orang yang menerima delegasi akan melampaui atau merusak mereka.
Mereka juga mungkin meragukan kemampuan atau keandalan orang yang menerima delegasi, atau kemampuan mereka sendiri untuk mendelegasikan secara efektif.
Selain itu, mereka mungkin merasa bersalah atau egois karena mendelegasikan, atau merasa bahwa mereka membebani atau memanfaatkan orang yang menerima delegasi.
Tambahan lagi, mereka mungkin merasa bertanggung jawab atas hasil dari tugas tersebut, dan ragu untuk membagi atau mendelegasikannya.
Bagaimana Cara Memutuskan Kapan Sebaiknya Mendelegasikan Pekerjaan?
Seringkali, manajer kebingungan menentukan tugas mana yang sebaiknya didelegasikan dan mana yang tidak. Jenny Blake, ahli strategi karier dan bisnis, menyarankan untuk melakukan audit tugas dengan aturan berikut ini:
- Tiny: Tugas-tugas kecil yang memakan waktu sedikit tapi menumpuk jika terus dibiarkan. Misalnya, jadwal rapat, memesan tiket pesawat, atau menghapus email spam/marketing.
- Tedious: Pekerjaan monoton yang membutuhkan sedikit keterampilan, seperti menyalin data dari alat otomasi pemasaran ke CRM.
- Time-consuming: Tugas-tugas yang memakan waktu bisa dipecah ke dalam bagian kecil dan didistribusikan kepada orang lain.
- Teachable: Tugas yang bisa diajarkan kepada orang lain tanpa memerlukan keahlian khusus.
- Terrible At: Tugas yang tidak sesuai dengan keahlianmu, lebih baik diserahkan kepada yang lebih mampu melakukannya.
- Time-sensitive: Jika tugas membutuhkan waktu yang ketat tapi kamu tidak bisa menangani semuanya sendiri, sebagian bisa didistribusikan kepada tim.
Selain itu, pertimbangkan juga untuk mendelegasikan tugas-tugas yang sebenarnya kamu suka tapi bukan lagi bagian dari pekerjaanmu. Jika kamu baru saja naik jabatan, mungkin ada proyek-proyek kesayangan dari masa-masa sebelumnya yang sebaiknya kamu delegasikan dan ajarkan kepada orang lain.
Jadi, berikut adalah cara-cara yang bisa kamu mulai untuk mendelegasikan tugas secara lebih efektif guna membentuk tim yang berkinerja tinggi:
5 Langkah Delegasi Pekerjaan untuk Para Manajer
Tentukan Pekerjaan yang Bisa Didelegasikan
Tidak semua tugas bisa kamu delegasikan. Misalnya, urusan ulasan kinerja atau personalia sebaiknya kamu tangani sendiri. Namun, tugas-tugas harian lainnya bisa didistribusikan ke anggota tim yang tepat.
Jika ada yang lebih mampu atau bisa menjadi pengalaman berharga bagi mereka, lakukan delegasi. Ini menunjukkan kepercayaanmu pada tim dan memberimu waktu untuk fokus pada proyek-proyek strategis.
Fokuskan Pada Kekuatan Anggota Tim
Delegasi bukan hanya tentang memberi tugas atau pekerjaan, tapi juga memastikan mereka siap sukses. Delegasi efektif mencakup dua hal: memberi tugas kepada anggota tim yang punya keahlian sesuai, dan memberi kesempatan pada mereka untuk berkembang.
Pastikan kamu paham keahlian dan minat masing-masing anggota tim. Luangkan waktu di pertemuan 1:1 berikutnya untuk bertanya tentang keahlian apa yang ingin mereka kembangkan, serta keahlian apa yang belum dimiliki.
Beri Konteks dan Panduan
Saat menyerahkan tugas, pastikan orang yang menerima tugas mendapatkan panduan yang meliput:
- Petunjuk tentang cara menyelesaikan pekerjaan
- Tanggal deadline untuk tugas yang didelegasikan
- Konteks, dokumen, dan detail tentang pekerjaan
- Tools yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan
- Prioritas, tujuan, dan ekspektasi dari pekerjaan
- Hasil yang diinginkan
- Pekerjaan laiinya yang terkait
Ingatlah bahwa pekerjaan ini mungkin mudah bagi kamu, tapi mungkin benar-benar baru bagi orang yang kamu delegasikan. Luangkan waktu untuk menjelaskan tugasnya dan jawab pertanyaan mereka sebelum mereka mulai untuk memastikan mereka siap menyelesaikannya.
Ucapkan Terima Kasih dan Minta Feedback
Setelah pekerjaan selesai, berikan umpan balik. Jika ada yang kurang, beri kritik membangun. Berikan pujian jika hasil pekerjaannya baik. Mintalah masukan dari anggota tim kamu untuk memperbaiki delegasi di kesempatan yang akan datang.
Berikan Penghargaan atau Kredit Setelah Pekerjaannya Selesai
Delegasi pekerjaan dengan efektif memberikan kesempatan pada anggota tim lain untuk mengembangkan keterampilan baru. Setelah pekerjaan selesai, pastikan anggota tim yang melakukannya mendapat penghargaan.
Anggota tim lain mungkin memberimu penghargaan atas pekerjaan itu, terutama jika kamu sudah melakukannya sebelumnya. Pastikan kamu tidak mengambil kredit atas pekerjaan orang lain, dan luangkan waktu untuk mengapresiasi anggota timmu yang telah melakukan pekerjaan dengan baik.
Pertajam Terus Kemampuan Delegasimu
Delegasi merupakan keterampilan yang harus dipraktikkan dan diasah dari waktu ke waktu. Semakin baik kamu dalam menempatkan orang yang tepat pada tugas dan tanggung jawab yang tepat, semakin efektif kamu sebagai seorang manajer.
